Arriva una mail alle 19:40. Non è urgente, non chiede niente per domattina, e sta lì. Su cosa fare a quel punto ogni ufficio si divide in due, e la discussione va avanti da quando esistono i telefoni che vibrano.
La posizione di chi risponde
«Mi ci vogliono trenta secondi e me la tolgo dalla testa.» È un argomento serio: chi lascia una mail aperta ci pensa tutta la sera, e rispondere subito costa meno che ricordarsene.
C'è anche una ragione pratica: chi lavora con fusi orari diversi o con clienti che scrivono la sera non ha molta scelta, e fare finta del contrario è un lusso di chi sta in un ufficio solo.
La posizione di chi non risponde
«Se rispondo alle 19:40 una volta, da domani mi scrivono alle 19:40 sempre.» Anche questo è un argomento serio, ed è quello che regge meglio nel tempo.
Chi risponde la sera crea un'aspettativa che poi non può ritirare. E l'aspettativa non riguarda solo lui: riguarda anche i colleghi, che a quel punto sembrano lenti pur facendo il proprio orario.
Il punto su cui sono d'accordo tutti
Il problema non è rispondere. È mandare.
Chi scrive alle 19:40 mette il destinatario in una posizione scomoda anche se non voleva. Vede la notifica, capisce che non è urgente, e comunque ci pensa. La sera è rovinata da una cosa che non chiedeva niente.
La funzione che chiude la discussione
Tutti i programmi di posta hanno l'invio programmato, e quasi nessuno lo usa. Scrivi alle 19:40, imposti la partenza alle 8:30, e succedono due cose: tu ti togli il pensiero, e l'altro la riceve quando può leggerla.
Costa due clic e risolve il novanta per cento della discussione. È anche l'unica soluzione su cui sia i risponditori sia gli intransigenti sono d'accordo, cosa che in ufficio capita raramente.
Le tre eccezioni vere
- L'urgenza reale. Esiste, ed è quella per cui si telefona. Se una cosa è davvero urgente non si manda una mail: si chiama.
- Il turno serale. Chi lavora la sera per contratto manda mail la sera, ed è normale.
- Il fuso orario. Le 19:40 qui sono le 13:40 da un'altra parte.
Cosa fare se sei tu a ricevere
Se non è urgente, non rispondere. Nessuno lo dirà mai ad alta voce, ma chi risponde alle 22 non viene ricordato come uno disponibile: viene ricordato come uno che non stacca, e sono due cose diverse.
E se proprio non riesci a lasciarla lì, scrivi la risposta e programmala per le 8:30. Il pensiero se ne va lo stesso.
Sugli altri dibattiti d'ufficio ci sono agenda di carta o digitale e riunione in presenza o in chiamata. E per capire cosa voleva dire davvero quella mail delle 19:40, c'è il dizionario.