C'è una frase che gira in ogni ufficio come una piccola profezia: «questa riunione poteva essere un'email». Questa è la cronaca di una di quelle riunioni, minuto per minuto.
La convocazione
Oggetto: «Allineamento veloce». Durata prevista: quindici minuti. Partecipanti: dodici. Il conto già non torna, perché dodici persone per un quarto d'ora fanno tre ore di lavoro, e nessuno le ha messe a bilancio.
I primi dieci minuti
Se ne vanno in «mi sentite?», «condivido lo schermo», «aspettiamo ancora due persone». Il tempo previsto è finito e l'argomento non è ancora cominciato. Qualcuno ha già aperto un'altra finestra.
Il cuore della questione
Arriva al dodicesimo minuto e occupa novanta secondi. Una sola informazione, che due righe scritte avrebbero risolto senza scomodare dodici agende e una sala.
La coda infinita
«Già che ci siamo», e partono altri tre argomenti che nessuno aveva in programma. La riunione da quindici minuti ne dura cinquanta, e alla fine viene fissata la prossima.
Come capire se serve una riunione
Prima di convocarne una la domanda è sempre la stessa: quello che devo dire sta in un'email? Se la risposta è sì, dodici colleghi ti ringraziano in silenzio, che è l'unico modo in cui ringraziano. Se è no, allora serve davvero: c'è da decidere qualcosa insieme, non da comunicare qualcosa a senso unico.
Nella collana dei taccuini ce n'è uno intitolato proprio «Appunti di riunioni che potevano essere una e-mail». È quello che vendiamo di più, e non ci stupisce affatto. Se la riunione si fa comunque, ci sono sei modi per accorciarla; se preferisci non andarci, ce ne sono cinque per dirlo bene. E chi siede a quel tavolo è descritto nei cinque tipi da riunione.