Una riunione da un'ora con otto persone costa otto ore di lavoro. Detta così sembra un calcolo da consulente, invece è solo aritmetica, ed è il motivo per cui quella del martedì è la voce di spesa più alta del reparto. Sei modi per farla durare quanto serve e non un minuto di più.
1. Ordine del giorno scritto, mandato prima
I punti da trattare, condivisi in anticipo. Se non riesci a scriverli hai appena scoperto una cosa importante: la riunione non serve.
2. Un tempo per ogni punto
Pochi minuti a testa, dichiarati all'inizio. Un timer visibile a tutti funziona meglio del moderatore che guarda l'orologio con discrezione, perché la discrezione non l'ha mai notata nessuno.
3. Invita solo chi decide
Meno persone, decisioni più rapide. Chi deve solo sapere riceve il riassunto dopo e ci mette due minuti invece di un'ora. Nessuno si è mai offeso davvero per non essere stato invitato a una riunione: chiedono chi c'era, poi tirano un sospiro di sollievo.
4. Assegna due ruoli
Uno che tiene il ritmo e uno che scrive. Bastano questi due perché la riunione non si perda per strada al terzo punto, quando qualcuno dice «già che ci siamo».
5. Chiudi con chi fa cosa entro quando
Senza questa frase alla fine, la stessa identica riunione si ripete fra due settimane con le stesse persone e le stesse facce.
6. Scrivi decisioni e prossimi passi
Ricostruire tutto la volta dopo costa molto più dei tre minuti che servono a scriverlo adesso, mentre ve lo ricordate ancora.
Per chi le riunioni lunghe se le deve subire comunque, nella collana c'è «Appunti di riunioni che potevano essere una e-mail», con venti giochi per i momenti in cui il punto 2 dura quanto l'1, il 3 e il 4 messi insieme. E per quando ti chiedono un parere che non hai c'è L'Oracolo: cento risposte da dire ad alta voce e cento da pensare e basta.