La casella di posta è l'unico posto dove il lavoro te lo assegnano gli altri, e senza chiedere il permesso. Sei abitudini per riprendere il comando.
1. Controlla la posta a orari fissi
Due o tre finestre al giorno bastano. Guardarla ogni cinque minuti significa ricominciare da capo la concentrazione ogni cinque minuti, e arrivare a sera con la sensazione di aver lavorato tanto senza ricordare a cosa.
2. La regola dei due minuti
Se una mail si chiude in meno di due minuti, chiudila subito. Le altre vanno sulla lista delle cose da fare, non lasciate a maturare in casella come se il tempo le migliorasse.
3. Poche cartelle, qualche filtro
Tre o quattro cartelle chiare funzionano meglio di venti. Chi ne ha venti ne usa due e poi cerca tutto con la barra di ricerca, come tutti gli altri.
4. Spegni le notifiche
L'avviso a ogni messaggio è quello che trasforma la casella in un capo. Toglierlo è il singolo cambiamento che si sente di più, e non se ne accorgerà nessuno tranne te.
5. Scrivi mail più corte
Oggetto chiaro, poche righe, una richiesta sola. Le mail corte ricevono risposte più rapide e generano meno scambi di chiarimento, che è il vero costo nascosto di quelle lunghe.
6. La casella non è una lista di cose da fare
Le azioni che nascono da una mail vanno spostate su una lista vera. Lasciarle in posta significa rileggere lo stesso messaggio otto volte e provare fastidio tutte e otto.
Per il punto 6 basta un quaderno accanto alla tastiera: nella collana c'è anche «Lista delle mail lette (mai aperte)». Per il punto 5, l'oggetto giusto si scrive con cinque regole. E se la mail che stai per scrivere serve a convocare una riunione, guarda prima se quella riunione serve davvero.