Chi apre la casella al mattino decide in due secondi per riga quali email leggere subito e quali rimandare a un momento che non arriverà mai. L'oggetto è tutto quello su cui può basarsi, e tu hai trentacinque caratteri.
1. Sii specifico
«Report vendite luglio, da approvare entro venerdì» dice cosa contiene, cosa serve e quando. «Aggiornamento» non dice niente e finisce nella pila di quelle che si leggeranno «dopo», che è un orario inesistente.
2. Metti l'importante nelle prime parole
Da telefono si vedono circa trentacinque caratteri. Quello che sta dopo, di fatto, non esiste. Se la parola chiave la metti in fondo, l'hai scritta per te.
3. Dichiara l'azione richiesta
«Da approvare», «solo per conoscenza», «serve risposta entro martedì». Chi legge capisce in che pila metterla senza doverla aprire, e ti ringrazierà senza dirtelo mai.
4. Niente maiuscole urlate
Il tutto maiuscolo non aumenta l'urgenza percepita. Aumenta il fastidio, e con qualche filtro anche la probabilità di finire nella posta indesiderata, dove l'urgenza si estingue da sola.
5. Da cinque a otto parole
Sotto le cinque manca il contesto, sopra le otto si taglia. In mezzo ci sta tutto quello che serve, compreso il punto 3.
Se l'oggetto scritto male è il tuo tema ricorrente, nella collana c'è «Appunti battuti sulla tastiera con rancore»: ci scriverai sopra parecchie cose. Il collega che risponde a quaranta persone insieme è il numero 7 fra i dieci tipi. E se l'email che stai per mandare serve a fissare una riunione, valuta prima se quella riunione serve davvero.