Una to-do list con diciotto voci non è una lista: è un promemoria di quanto sei indietro, scritto da te per te, il che la rende pure peggio. Le liste che funzionano hanno poche regole, e sono precise.
1. Massimo tre priorità al giorno
Se tutto è urgente, niente lo è. Tre voci si guardano in un colpo d'occhio e si chiudono entro sera. Diciotto si guardano una volta sola, la mattina, e poi mai più.
2. Comincia ogni voce con un verbo
«Scrivere bozza email cliente» dice cosa fare. «Email cliente» ti costringe a ricostruirlo da capo ogni volta che la rileggi, e la rileggerai sei volte.
3. Spezza i compiti grandi
«Preparare la presentazione» resta lì per giorni a guardarti male. «Scegliere le tre slide di apertura» si fa in venti minuti e sblocca il resto.
4. Scrivila la sera prima
Al mattino parti con le idee già chiare invece di spendere la prima mezz'ora a decidere da dove cominciare, che è la mezz'ora in cui si beve il caffè e non si conclude niente.
5. Tieni una lista sola
Post-it sul monitor, note sul telefono, foglietti nel cassetto: tre liste parziali equivalgono a nessuna lista, con in più la certezza di aver dimenticato qualcosa da qualche parte.
6. Barra le voci fatte
Il segno sopra la riga chiusa dà una piccola spinta a chiudere anche la successiva. Funziona meglio su carta che su schermo, perché resta visibile tutto il giorno e la sera hai la prova di aver lavorato.
Il punto 5 è il motivo per cui esistono i taccuini della collana: novantatré pagine a quadretti per tenere tutto in un posto solo, con una battuta a ogni pagina. Per portare le tre priorità dentro una settimana intera, il metodo dei quindici minuti sta in come pianificare la settimana. E se vuoi sapere in che categoria stai, ci sono quattro domande.