Chiedere un giorno di ferie con due giorni di preavviso si può fare, e va bene. Cambia solo il modo di chiederlo, e cambia parecchio: la stessa richiesta, formulata in due modi diversi, ottiene un sì o un «vediamo» che poi diventa un no.
Regola 1: chiedi, non annunciare
«Giovedì non ci sono» mette chi ti ascolta davanti a un fatto compiuto e lo obbliga a prendersela o a subirla. «Giovedì avrei bisogno di stare a casa, si riesce?» lascia la decisione dov'è, e nove volte su dieci la decisione è sì.
La differenza costa quattro parole e cambia completamente la conversazione.
Regola 2: porta la soluzione insieme al problema
Chi chiede un giorno all'ultimo momento crea un buco. Chi chiede un giorno e dice come si copre il buco non lo crea.
«Giovedì avrei bisogno di stare a casa. La chiamata con il cliente la sposto a venerdì mattina, ho già visto che lui c'è, e il resto lo lascio pronto mercoledì sera.» Detta così non è una richiesta: è un aggiornamento.
Regola 3: di persona, non per iscritto
Una richiesta scritta obbliga chi la riceve a scrivere una risposta, e le risposte scritte sono sempre più caute di quelle dette. Trenta secondi alla scrivania ottengono di più di una mail perfetta.
Se proprio deve essere scritta, corta. Le richieste lunghe sembrano giustificazioni, e le giustificazioni fanno pensare che ci sia qualcosa da giustificare.
Regola 4: quanto raccontare
Poco. «Ho una cosa personale» basta e avanza, e in genere chi ascolta non chiede altro. Chi racconta tutta la storia con date, nomi e complicazioni sposta la conversazione dal permesso ai dettagli, e i dettagli aprono domande.
Fanno eccezione i casi seri: se è un problema di salute o di famiglia, dirlo in due parole aiuta e viene capito subito.
La frase che funziona meglio di tutte
«So che è tardi.»
Riconoscere il preavviso corto prima che lo faccia notare l'altro toglie tutta la tensione dalla richiesta. Chi ascolta non deve più spiegarti che è tardi, perché l'hai già detto tu, e passa direttamente a vedere se si può fare.
Quando invece è meglio non chiedere
Tre casi in cui conviene aspettare: il giorno prima di una consegna, la settimana in cui manca già metà squadra, e il giorno dopo che hai già chiesto qualcosa. Non perché sia vietato, ma perché in quei tre momenti anche un sì lascia una traccia.
Se la risposta è no
Si accetta al primo colpo, senza insistere. Chi accetta un no oggi ottiene un sì più facilmente la volta dopo, e nel calcolo di lungo periodo quello conta più del singolo giovedì.
Sulla stessa famiglia di conversazioni difficili ci sono anche i modi per dire di no a un incarico e le frasi per dire che non è compito tuo. E per segnarsi quando si è chiesto cosa, c'è un taccuino con i quadretti.