Una riunione inutile si riconosce dall'invito, non dalla riunione. Il problema è che l'invito lo si guarda per due secondi, si clicca accetta, e ci si accorge di tutto martedì alle 15 mentre qualcuno condivide lo schermo sbagliato.
I sei segnali nell'invito
1. Il titolo è una parola sola
«Allineamento». «Aggiornamento». «Punto». Un titolo generico vuol dire che chi convoca non ha ancora deciso di cosa parlare, e ci arriverà pensandoci mentre entra.
2. Non c'è un ordine del giorno
Il segnale più affidabile di tutti. Senza ordine del giorno la riunione dura per definizione tutto il tempo prenotato, perché non c'è niente che possa dirsi finito.
3. Ci sono più di sette invitati
Oltre le sette persone non si decide più: si assiste. Chi sta in fondo alla lista di solito è lì «per conoscenza», che nelle riunioni vuol dire «per riempire».
4. Dura un'ora tonda
Nessuna cosa al mondo richiede esattamente sessanta minuti. Un'ora è la durata predefinita del calendario, e il fatto che sia rimasta quella dice che nessuno ha stimato niente.
5. È ricorrente da più di sei mesi
Le riunioni fisse nascono per un motivo e restano in piedi molto dopo che il motivo è finito. Se nessuno ricorda perché è nata, quella riunione ormai va avanti per inerzia, come un abbonamento che non hai disdetto.
6. C'è scritto «solo cinque minuti»
Non è mai stata di cinque minuti in tutta la storia degli uffici.
Le due domande da fare, senza sembrare scortesi
«Cosa dobbiamo decidere?» Se la risposta è una decisione precisa, la riunione serve. Se la risposta è «un po' fare il punto», si può fare per iscritto.
«Serve che ci sia anche io?» Chiesta con tono neutro, non passivo-aggressivo. Metà delle volte la risposta è no, e chi convoca è pure contento perché la lista si accorcia.
Entrambe si scrivono in risposta all'invito, prima di accettare. Dopo non valgono più.
Cosa proporre al posto
- Un messaggio scritto se serve solo informare. Si legge in due minuti e resta.
- Una chiamata di dieci minuti tra due persone se il tema riguarda due persone.
- Una riunione da venti minuti in piedi se serve decidere. In piedi si decide, seduti si racconta.
Quando invece la riunione serve davvero
Quando c'è un disaccordo. Le cose su cui tutti sono d'accordo si scrivono; le cose su cui due persone la pensano in modo diverso vanno guardate in faccia, altrimenti la discussione si trascina in venti messaggi e finisce peggio.
Sul perché durino sempre un'ora esatta c'è una spiegazione precisa, e non è la pigrizia: la legge di Parkinson. E se ti tocca starci dentro comunque, c'è un taccuino con venti giochi pensato esattamente per quei momenti.