Le riunioni durano un'ora per due motivi che si sommano: il calendario propone sessanta minuti come impostazione predefinita, e qualsiasi discussione si allarga fino a riempire il tempo che ha a disposizione. Il secondo motivo ha un nome e una data.
La legge di Parkinson
Nel 1955 lo storico britannico Cyril Northcote Parkinson pubblicò sull'Economist un articolo che apriva così: il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile per completarlo. Parlava di burocrazia, ma chiunque abbia partecipato a una riunione da un'ora per una decisione da otto minuti sa di cosa si trattava.
La stessa discussione, con quaranta minuti a disposizione, dura quaranta minuti. Con venti, ne dura venti. E la decisione, curiosamente, è la stessa.
E l'altro colpevole: l'impostazione predefinita
Quando apri il calendario e crei un evento, il programma ti propone trenta o sessanta minuti. Nessuno cambia mai quel numero, perché cambiarlo richiede un pensiero in più e nessuno ha voglia di pensare mentre organizza una riunione. Così il tempo lo decide un menù a tendina.
Cosa succede se metti 25 minuti
Succede che finisce in 25 minuti. Non è magia: è che la scadenza vicina costringe a saltare i preamboli, e i preamboli sono la parte che si allunga. Alcune aziende hanno adottato riunioni da 25 e 50 minuti proprio per questo, con il vantaggio secondario che tra una e l'altra hai cinque minuti per alzarti.
Vale anche fuori dalle riunioni?
Sì, ed è la parte fastidiosa. Il report che ti danno da fare in due settimane richiede due settimane. Lo stesso report chiesto per giovedì è pronto giovedì, e non è più brutto. La differenza non sta nel lavoro, sta in quanto tempo gli hai lasciato per espandersi.
Il consiglio pratico
La prossima volta che fissi una riunione, scrivi a mano la durata invece di accettare quella proposta. Trenta minuti per un aggiornamento, cinquanta per una decisione vera, e un ordine del giorno di tre righe. Il tempo risparmiato in un mese sorprende.
Nel frattempo, se le riunioni le devi comunque subire, tra i 50 taccuini ce n'è uno che si chiama Appunti della call «veloce» di due ore. Il titolo è stato scritto da qualcuno che c'era. E se la riunione finisce senza decidere niente, L'Oracolo decide al posto vostro in due secondi.