Il file si chiamava «presentazione_cliente.pptx» il martedì mattina. Il venerdì pomeriggio si chiamava «presentazione_cliente_definitivo_v7_ULTIMO_ok_QUESTO.pptx» e nessuno sapeva più quale fosse quello buono.
Come si arriva a undici versioni
Non serve fare niente di strano. Servono solo quattro persone che lavorano sullo stesso documento senza mettersi d'accordo su una cosa sola: chi ha la copia buona.
Martedì il primo salva «_v2» perché ha cambiato due slide. Mercoledì il secondo scarica la v2, la modifica e la salva come «_v2_rev». Giovedì il terzo, che non aveva visto la rev, apre la v2 originale e produce la «_v3». Il quarto a quel punto crea la «_finale», che è la peggiore di tutte perché contiene le modifiche di due persone su tre.
Il venerdì
Alle 16 qualcuno scrive nel gruppo: «Ragazzi, ma qual è quello buono?»
Seguono quarantacinque minuti in cui ognuno spiega cosa ha modificato e quando. Emergono due cose: la slide dei numeri era stata corretta da due persone in modo diverso, e nessuno aveva toccato la slide 14 in nove giorni, che era proprio quella da rifare.
Il lunedì mattina
La presentazione era alle 11. Alle 9:15 il collega più tranquillo del gruppo ha aperto tutte e undici le versioni, le ha messe una accanto all'altra su due schermi e ha ricostruito il file a mano, slide per slide, in un'ora e venti.
Ha chiamato il risultato «presentazione_cliente.pptx». Senza date, senza versioni, senza maiuscole. Poi ha spostato le altre undici in una cartella chiamata «vecchi» e ha scritto tre righe nel gruppo: «Da adesso si lavora solo su questo. Se lo modificate, scrivetelo qui.»
La presentazione è andata benissimo. Il cliente ha commentato solo la slide 14.
La regola che sarebbe bastata
Un file, un posto, una persona che sa qual è la versione buona. Il resto sono complicazioni che si aggiungono da sole.
Se il documento sta in una cartella condivisa e si modifica lì dentro, il problema non nasce proprio. Nasce quando qualcuno scarica, lavora sul desktop e ricarica con un nome nuovo, che è il momento esatto in cui la storia comincia.
Il vero indizio
Quando in un nome di file compare la parola «definitivo», quel file non è definitivo. Quando compaiono anche «ULTIMO» e «ok», siamo a metà del percorso e mancano ancora tre versioni.
Nella collana c'è «Taccuino delle revisioni definitive (forse)», nato guardando esattamente questo tipo di cartella. E per le riunioni convocate per decidere quale sia il file buono, ci sono i sei segnali per riconoscerle prima.