Delegare e scaricare si assomigliano parecchio visti da fuori: in tutti e due i casi una cosa passa da te a qualcun altro. Chi la riceve però capisce quale delle due è successa nel giro di tre secondi, e da lì dipende come andrà a finire.
Le tre cose che rendono una delega una delega
1. Il perché
«Ti passo questa cosa» è uno scarico. «Ti passo questa cosa perché tu conosci quel cliente meglio di me» è una delega. Il perché costa cinque parole e cambia completamente come viene ricevuta.
E se il perché vero è «non ho tempo», si può dire anche quello, purché sia detto. Chi riceve un compito senza motivazione se la inventa da solo, e l'ipotesi che si costruisce è quasi sempre peggiore della verità.
2. Il confine della decisione
La domanda che chi riceve si fa sempre, e che quasi nessuno gli risolve: quanto posso decidere da solo?
Va detto esplicitamente. «Decidi tu tutto, avvisami solo se cambia la data» oppure «fai la parte tecnica e prima di mandarlo al cliente sentiamoci». Senza questa frase, chi ha ricevuto il compito torna a chiedere ogni due ore, e a quel punto avresti fatto prima da solo.
3. Cosa succede se va storto
Chi delega resta responsabile. Dirlo prima, non dopo. «Se salta qualcosa la prendo io, tu dimmelo e basta» libera l'altro dalla paura di sbagliare, che è la cosa che rallenta di più chi riceve un compito nuovo.
Chi scarica fa il contrario: sparisce mentre la cosa procede e riappare quando c'è un problema, con la faccia di chi non sapeva.
I tre segnali che stai scaricando
- Lo passi il venerdì alle 17 con scadenza lunedì. Il momento in cui deleghi dice quanto ci hai pensato.
- Non sai spiegare come si fa. Se non sai spiegarlo, non stai delegando un compito: ti stai togliendo un problema che non hai capito.
- Non chiedi mai come sta andando. Chi delega passa a sentire una volta a metà. Chi scarica non passa affatto, e ricompare alla consegna.
La parte che quasi tutti saltano
Il ritorno. Quando la cosa è finita, chi ha delegato dice come è andata: cosa ha funzionato, cosa avrebbe fatto diverso, e soprattutto se il risultato è stato usato o no.
Ricevere un compito, farlo, e non sapere mai che fine ha fatto è il modo più veloce per non volerne più ricevere. Costa due minuti e determina se la prossima delega verrà accolta o subita.
Se sei tu quello a cui scaricano
Una domanda sola, fatta subito: «per orientarmi, quanto posso decidere da solo?» Chi ha delegato risponde. Chi ha scaricato non sa cosa rispondere, e in quel momento lo capite tutti e due.
Sulle conversazioni difficili in ufficio ci sono anche come dire a un collega che ha sbagliato e le frasi per dire che non è compito tuo. E nella collana c'è «Appunti di chi delega con stile», che è il ritratto della categoria.