Una scrivania in ordine non ti rende una persona migliore: ti fa risparmiare i quattro minuti al giorno che passi a cercare la pinzatrice. Moltiplicati per un anno fanno sedici ore, cioè due giornate lavorative recuperate solo sapendo dove sono le cose. Otto accorgimenti, nessuno dei quali richiede di comprare qualcosa.
1. Sul piano solo quello che usi ogni giorno
Computer, un blocco, una penna, la tazza. Il resto in un cassetto. Ogni oggetto in vista è un piccolo invito a occuparsene, e il cervello accetta tutti gli inviti, compresi quelli della pinzatrice.
2. Un quaderno al posto dei post-it
I bigliettini gialli hanno un difetto di progettazione: si staccano. Ne ritrovi uno sotto la tastiera a marzo con scritto «richiamare Bianchi» e a quel punto non sai più né chi sia Bianchi né perché fosse urgente. Un quaderno unico tiene insieme liste, idee e appunti di riunione, e soprattutto resta dov'è.
3. Dividi il piano in tre zone
Lavoro davanti, materiali di lato, roba personale in un angolo. Non serve tracciare le linee col nastro adesivo, anche perché poi il collega fa domande. Basta che tu sappia dove va cosa.
4. Metti i cavi in ordine
Due fascette da dieci centesimi cambiano l'aspetto della postazione più di qualsiasi altra cosa in questa lista. Il groviglio sotto la scrivania resta l'unico posto in azienda dove nessuno ha mai fatto un controllo.
5. Due minuti prima di andare via
Rimetti a posto e scrivi le tre cose da fare domani. Il te del mattino dopo si siede, legge e parte, invece di passare un quarto d'ora a fissare lo schermo decidendo da dove cominciare. È un regalo che fai a una persona che poi sei sempre tu.
6. Sistema l'altezza dello schermo
Monitor all'altezza degli occhi, schiena appoggiata, piedi a terra. Non si sente durante. Si sente alle sette di sera, quando ti alzi e fai il rumore di tuo zio.
7. Lascia un tocco personale
Una pianta, una foto, un oggetto qualsiasi. Una scrivania completamente vuota mette a disagio quanto una piena: dà l'impressione che quella persona stia per licenziarsi e non l'abbia ancora detto a nessuno.
8. Cinque minuti il venerdì
Butti il superfluo della settimana e il lunedì trovi il piano pulito. È anche il momento in cui hai meno voglia di lavorare e più voglia di sistemare le cose, quindi tanto vale approfittarne.
La regola che tiene insieme le altre otto
La scrivania in ordine si riconosce da una cosa sola: ci trovi quello che cerchi senza pensarci. Se per mettere via un foglio devi aprire tre cassetti e spostare due cose, il sistema è sbagliato e durerà nove giorni.
Per il punto 2, nella collana c'è «Qui sotto c'è una scrivania, giuro»: novantatré pagine a quadretti per radunare quello che adesso è sparso su tre superfici diverse. Se invece il collega ha la scrivania nello stato descritto al punto 4, nelle idee regalo per l'ufficio ne trovi una da lasciargli lì senza dire niente. E chi la scrivania ce l'ha in ordine ma non sa mai cosa rispondere è più un caso da Oracolo.